平成15年12月議会一般質問では、活動基準原価計算（ABC）の導入による市役所業務にかかるコストの可視化について議論しました。
市役所業務のコストを可視化することで、非効率の改善を促し、その結果、人員を抑制することで、財政の健全化にもつなげることが可能になると考え、一般質問で取り上げました。
＝＝＝＝＝本会議場での議論の概要＝＝＝＝＝
平成15年12月議会一般質問
2．行財政改善のための御提案並びに計画について
ア）行政サービスコストの可視化
■活動基準原価計算（ABC）とは
まず初めに、アクティビティー・ベースド・コスティング（以降、ABCと呼びます。）は、「活動基準原価計算」と訳されるもので、もともとは、製品やサービスをアウトプットする供給メカニズムを「活動」という「意味ある作業の単位」に分解して、それぞれの活動に値札を張りつけるというもので、製造業においては、製造原価計算をするにあたって、製造間接費を製品へ正確に割り当て、その合理性を追求するために用いられた手法でありました。
その手法を行政サービスに当てはめ、市民サービスを提供するにあたって、業務区分ごとに間接経費を割り出し、見えない経費も行政コストに組み入れ、コストを視覚的に把握するための手法であります。
この手法を自治体に適用して試算し、注目された例は、実際にある公共図書館業務についてでした。皆さんにお配りしました表（←クリックするとPDFファイルが開きます。）をご覧下さい。あくまでこれは他市の例ですので、本市とは異なってくる部分があることは御承知おきください。そして、一番下の注にも書きましたが、項目、金額、件数、人数は年間の概数をあらわしており、また、実際とは概数のため少し異なるところがございます。
これまでの伝統的分類では、施設管理費、図書購入費、職員人件費、施設減価償却、情報システム運営費、事務連絡費のような分類になっておりました。それぞれ金額を上から読み上げますと、1,600万円、1,400万円、7,200万円、900万円、3,800万円、300万円、合計しまして1億5,200万円ということです。
これを業務ごとに、開館準備業務、これは、閲覧のためだけに来るお客さんのためにあけておくという業務になります。次に、カウンター、これは、貸し出しと予約の業務になります。レファレンス、これは、問い合わせへの対応業務となります。図書管理、返却・督促の手続業務になります。そして、文化事業業務、こちらは、イベントやその告知の業務です。このように区分して、各業務区分ごとに費目を振り分けます。
その結果、こちらの表では、3,120万円、7,460万円、2,530万円、670万円、220万円、1,020万円になります。合計は1億5,200万円ということです。
そして、これを、ご覧のとおり、利用者数、件数で割ると、単価が出てきます。
・市民が閲覧しただけで279円、
・本を1冊借りて176円、
・その際に探していた本が貸出中だったので1冊予約して562円、
・うっかりと返却日を忘れてしまい、督促状を受けて、次の用事のついでに行った際に返して1,833円、
これらは十分想定されるシチュエーションだと思うのですが、この一体の行為に2,850円の行政コストがかかったという形でコストの可視化が図れるわけです。
そして、もし借りてもらった本が1冊1,500円のものであれば、本の購入費より高い1,833円をかけて督促をかけていることもわかってきます。
そこで、督促に関して、まず客観的な材料のもとで議論が可能になります。本の購入金額によっては督促をかけないのか、それとも、もし返していただけなければ今後一切本市の図書館の利用はできませんといった通知だけは行うのか。そしてまた、それをどのタイミングで行えばコストは安く済むのか、例えば1ヶ月後がいいのか、3ヶ月後まで待つのがいいのかといった議論ができます。
あと、カウンター業務から問い合わせ業務を切り離し、手続だけのカウンター業務ならば非専門的な業務と考えられますので、この部分だけでも嘱託化、委託化を図ることは可能ではないか。また、もし委託するのであればその委託金額はどの程度が妥当なのか。そういった議論の段階で具体的な数値を用いることができるようになります。
もちろん、この図書館業務のように直接お客さんの目に触れる事業、市役所、支所の窓口業務や介護保険にかかわる各業務などから、直接市民の目には触れられない業務、市役所内での意思決定過程における会議にかかるコストや連絡業務にまで、全庁的に適用することが可能です。
■活動基準原価計算（ABC）導入のメリット
まず、この手法の導入にあたって考えられるデメリットは、
・業務区分の割り出しなどのシステムづくりに人員が割かれるということ、
・情報収集や計算作業自体に経常コストがかかること、
だと考えられます。
しかし、このデメリットは、次に示されるメリットに対しての投資と考えれば、決して大きなものとは思えません。
ABC手法がもたらすメリットとしまして、
・1つ目、行政の業務区分ごとにコストを可視化する、さらに、比較により効率化のための業務改善に向け検討すべきポイントが導き出せます。
・2つ目、従事時間の把握のため、職員一人一人が日々従事した業務区分を記録することにより、Plan、Do、Seeのマネジメントサイクルによる継続的な業務改革が可能となります。
・3つ目、業務のアウトソーシングについての検討やＩＴ関連投資による業務効率化の効果測定などにも用いることができます。
一つ一つの業務に対するコストの可視化を図り、現在策定中の事務事業評価における行政改革の判断材料としても使えるようになると考えられます。
つまり、これはあくまでコストの可視化を図るための一手法ですので、使い方によっては、様々な分野で活用できるようになるわけです。ちなみに、事務事業評価も、客観的な指標がなければ、ただ事務作業をふやすだけの行政改革にとって無用の長物になる可能性も秘めているという指摘もあり、現にその状態に陥っている自治体も少なくないと聞いています。
もちろん最初から全庁的に取り組めばいいのですが、また、時間のかかることは望ましくありません。そこで、これまでの経験則である程度非効率的だと考えられる行政サービスや事務事業で試算し、嘱託化するだけで済むのか、サービスの質が落ちることなく、かつ効率的だと具体的な数値を見て民営化や民間委託化を検討することができる可能性も秘めています。
札幌市では、平成12年に庁内公募によりコスト研究会を発足させ、テーマを意思決定過程のコストと時間外勤務のコストの検討に絞って、ABC手法の研究と兼ねて１年近くにわたり議論されたそうです。それを引き継いだ形で、広く人材を集めるという観点から、平成14年に自主研究グループとしてコストレボリューション21を発足させ、ハンドブックを作成し、全庁的にコスト意識を広げ、この分析方法を広めながら研究を行いました。
この有志の職員は、コストを通して自治体の経営に関心を持つ消防局を初め庁内各部局から10人が集まったグループで、今では札幌方式のABBをつくり上げるに至っています。
ABBというのは、ABCによるコストの可視化を行い、それが業務改善と結びつけるABM（アクティビティー・ベースド・マネジメント）に発展し、最終的にこのABMにより捻出された不用額を予算へ反映させるシステム、ABBとしてシステム化しているのです。
何も他の自治体の導入に合わせて右へ倣えで導入することがいいことだとは思いませんが、いきなり予算にまで反映できる形をつくってから導入を開始しなくてもいいものだと考えられます。このABCを導入した自治体もそれぞれ特色を持たせたシステムにしているのも現実です。
■質問1
これまで効率的な行政運営という言葉を使っておられました。具体的に行動に移す際に、効率的であることを具体的数値によって説明をする用意があるのか、お聞かせください。
■市の回答
御提案の趣旨は、民間企業におけるコスト管理の手法の一つであります活動基準原価計算を行政サービスに当てはめ、行政コストを視覚的に把握することによって、市民への説明責任と効率的な業務改善に資するため、導入してはどうかというふうに受けとめております。
本市におきましては、行政評価の取り組みの第1段階として事務事業評価を導入することとし、昨年度、50のモデル事業を選定して試行実施いたしました。また、本年度は、1課1事業を対象に実施しているところであります。事務事業評価システムは、計画、実行、評価、改善というマネジメントサイクルの中に評価を位置づけまして、予算編成から予算執行、決算に至る一連の過程において決算を評価、分析し、その結果を予算に反映できる仕組みを目指しております。
この事務事業評価では、さまざまな指標により事業を評価するとともに、事務事業に係る事業費に人件費、退職給与引当金繰入額、減価償却費を加えて総コストを算出し、可能な限り正確なコストを把握するようにしております。また、個別のサービスに係ります単位あたりコストも算出しております。これは、事務事業に係るコストを公表し、行政の説明責任を果たし、透明性の向上を図るとともに、コストを把握することによって、事務事業の効率化につなげていくためでございます。
■質問2
活動基準原価計算を行うことで、さらにわかりやすく説明責任を果たせるようになると考えられますし、西宮方式に応用することも可能です。これまで幾つかの自治体が導入していますので、恐らく御存じだったとは思いますが、この手法について市長、当局のお考えをお聞かせください。
■市の回答
御提案の活動基準原価計算もコスト分析の有効な手法と思われますが、多くの時間と手間がかかることが想定されることから、今後、事務事業評価の定着を図るとともに、研究をしてまいりたいと考えております。
■意見・要望
まずは、事務事業評価システムの確立が先ということです。現体制では、確かにさらに新しいシステムをつくり上げるのは困難であることは理解できます。しかし、質問でも札幌市の例を上げたとおり、庁内公募で自主的な研究グループを立ち上げる方法もありますし、若手研修の場での課題にしていただくのも一つの手です。若手の方に行政コストを把握してもらうことは有意義でもあります。そもそもコスト意識は全庁的に持っていただかなくてはならないことで、現場レベルで研究も含めて取り組んでいただけるのが理想であります。
議会に対してもABCの結果をお示しいただけるようになれば、もっと議論の幅も広がると考えられます。ぜひとも早いうちの研究着手を要望致します。
＝＝＝＝＝ここまでが本会議場での議論の概要＝＝＝＝＝
ABC手法の説明が長くなりましたが、要するに市役所の業務に費やしているコストを可視化することによって、業務の効率化・改善を継続し、その結果、人員の抑制、財政の健全化と同時に職員の意識改革も図ることが可能となります。
まずは、市は事務事業評価の定着を図るということですので、今後は、各業務について改善案を提案する際に活用できないか、さらに研究を進めたいと思います。
■最終目標
●市役所業務の効率化による財政健全化
■講じるべき手段
●業務ごとのコストの可視化
●ABC（活動基準原価計算）を活用した市役所業務分析及び改善